Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322) do złożenia powyższej informacji zobowiązani są płatnicy składek, którzy:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
- w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.