Wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia – w której części akt osobowych należy je zarchiwizować?

W stanie prawnym obowiązującym do 20 marcu 2011 r. wydanie świadectwa pracy w trakcie trwającego zatrudnienia należało do sytuacji wyjątkowych. Następowało to bowiem tylko na wniosek pracownika, który występował niezmiernie rzadko. W stanie prawnym obowiązującym od 21 marca 2011 r. wydanie świadectwa pracy potwierdzającego stosunki pracy wynikające z terminowych umów o pracę w trakcie trwającego zatrudnienia będzie zdarzeniem powszechnym.

Pytanie podniesione na wstępnie pokazuje, iż obowiązujące przepisy nie do końca uwzględniły zmianę stanu prawnego. Otóż rozstrzygające o sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971) stanowi, iż w części C akt osobowych archiwizujemy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Tymczasem świadectwa pracy potwierdzające zatrudnienie terminowe sporządzać będzie w związku z rozwiązaniem umowy terminowej, co wcale nie będzie oznaczało zakończenia zatrudnienia. Dla dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia zastrzeżona jest część B akt osobowych. Ale powinniśmy sobie zadać pytanie jaki ma cel archiwizowanie kopii świadectwa pracy w części B akt osobowych dla trwającego zatrudnienie. Wydaje się, że odpowiedź jest oczywista, a mianowicie świadectwo pracy nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia.

Dlatego kopia świadectwa pracy sporządzanego w okolicznościach opisanych w pytaniu powinna zostać zarchiwizowana w części C akt osobowych. Jak stanowi § 6 ust. 2 pkt 3 lit. b przywołanego rozporządzenia w tej części akt osobowych pracownika przechowywać należy kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Okoliczność, iż do wydania świadectwa pracy w tej sytuacji dochodzi nie w wyniku ustania zatrudnienia, lecz w wyniku ustania stosunku pracy nie ma zatem znaczenia dla określenia części akt osobowych, w których będziemy przechowywać kopię świadectwa pracy. Dodatkowo, warto również zauważyć, że dotychczas w części C akt osobowych archiwizowaliśmy dokumenty, które powstawały w związku z ustaniem stosunku pracy, podczas gdy zatrudnienie między stronami w dalszym ciągu jest kontynuowane. Należy tutaj wskazać choćby na dokumenty związane z przeniesieniem prawa do niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę, czy nadal wymieniony w rozporządzeniu wniosek pracownika o wydanie świadectwa pracy wynikający z art. 97 § 11 Kodeksu pracy (sporządzony na podstawie wskazanego przepisu w brzmieniu obowiązującym do 20.03.2011 r.)

Zobacz szkolenia:

• Wydawanie świadectw pracy po 20 marca 2013 r.