Skopiuj link
Usprawiedliwione absencje pracownicze
W aktualnie obowiązujących przepisach odnajdziemy szereg norm przewidujących usprawiedliwione nieobecności w pracy (płatne lub niepłatne).
Z kodeksu pracy warto wymienić chociażby: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, urlop wypoczynkowy czy też nieobecności „rodzicielskie” (m.in. urlop macierzyński i dodatkowy macierzyński, urlop ojcowski, rodzicielski, opieka nad dzieckiem w wieku do lat 14). Należy także wskazać na rozporządzenie MPiPS z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, w którym ustawodawca przewidział m.in. urlopy okolicznościowe.
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich
Aktem prawnym regulującym kwestię kontroli absencji chorobowych pracownika jest rozporządzenie MPiPS z dnia 27.07.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. W świetle § 8 rozporządzenia osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy płatnik składek wystawia imienne upoważnienie, które uprawnia do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Zdaniem GIODO…
W sprawie udzielania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zakresie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich w marcu bieżącego roku wypowiedział się GIODO. W swoim wyjaśnieniu odwołał się do art. 37 i art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych. W świetle pierwszego
z wymienionych przepisów do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Upoważnienie musi być wystawione bez wyjątku, zarówno w stosunku do osób, które stale przetwarzają te dane, jak i dla osób mających dostęp do tych danych czasowo czy też w konkretnym celu. Upoważniony musi być pracownik zatrudniony w celu przetwarzania danych osobowych, jak również pracownik, który przetwarza dane przy okazji wykonywania swoich obowiązków.
Natomiast z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych wynika obowiązek rejestrowania osób upoważnionych. Administrator danych osobowych prowadzi bowiem ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.
Podsumowując…
GIODO uznaje, iż zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika kontrolowanego w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnienia nie jest wymagana. Przepisem uprawniającym pracodawcę do takiej weryfikacji jest bowiem wskazane powyżej rozporządzenie MPiPS z dnia 27.07.1999 r.
Podkreśla jednak zdecydowanie, iż pracownik wyznaczony do kontroli musi mieć imienne / indywidualne upoważnienie do dostępu do zbioru zawierającego dane osobowe w zakresie obejmującym kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich.