Plan urlopów - obowiązek, czy przywilej

Plan urlopów służy obydwu stronom stosunku pracy. W oparciu o jego postanowienia pracodawca może zaplanować pracę na poszczególnych stanowiskach, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia pracownikom prawa do corocznego odpoczynku. Dla pracodawcy stanowi on źródło informacji, na którego podstawie może on ustalić dni, w których może z założenia liczyć na dyspozycyjność poszczególnych pracowników, co w efekcie pozwala mu sprawnie zorganizować pracę w prowadzonym przez siebie przedsiębiorstwie. Jednocześnie samym pracownikom pozwala zorientować się, w jakich dniach muszą pozostawać do dyspozycji pracodawcy, a na jakie dni mogą zaplanować dłuższy odpoczynek.

Plan urlopów powinien zostać sporządzony najpóźniej do 31 grudnia, czyli przed rozpoczęciem roku kalendarzowego, w którym pracownicy uzyskują prawo do nowego urlopu wypoczynkowego, a następnie powinien zostać podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W piśmiennictwie przyjmuje się, że plan urlopów nie musi być sporządzany na cały rok kalendarzowy lecz może obejmować krótsze odcinki czasowe, np. półrocze czy kwartał. W takiej sytuacji, plan urlopów na poszczególne odcinki czasowe powinien być sporządzony przed rozpoczęciem każdego z nich.

Ustalenia poczynione w planie urlopu wiążą obydwie strony stosunku pracy. Oznacza to, że pracownik może rozpocząć urlop w zaplanowanym terminie bez konieczności dopełniania dodatkowych wymogów formalnych (np. składania wniosku urlopowego). Z drugiej zaś strony w terminie zaplanowanego urlopu pracodawca może odmówić dopuszczenia pracownika do pracy. Oczywiście w każdym czasie mogą oni zgodnie zmodyfikować wcześniejsze ustalenia i wprowadzić wynikające z tego faktu poprawki do treści planu urlopów.

Poza tym, określone w planie urlopów terminy korzystania z urlopu wypoczynkowego mogą być modyfikowane wyłącznie w przypadkach określonych w art. 164-166 KP, tzn.:

• przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 KP);
• przesunięcie terminu urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 KP);
• przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy (art. 165 KP),
• udzielenie części rozpoczętego lecz niewykorzystanego w zaplanowanym wymiarze urlopu wypoczynkowego z uwagi na chorobę, odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego, czy też urlop macierzyński (art. 166 KP).

Ponadto, w okresie wypowiedzenia pracownik może zostać zobligowany przez pracodawcę do wykorzystania urlopu we wskazanym przez niego wymiarze (zob. art. 167¹ KP), niezależnie od ustaleń poczynionych w planie urlopów. 

Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (wyrok SN z dnia 15.03.2001 r., I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591).

Pracodawca, w którego zakładzie pracy działa organizacja związkowa, za jej uprzednią zgodą, może zrezygnować z tworzenia planu urlopów. Natomiast pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, ewentualną decyzję o nietworzeniu planu urlopów podejmuje samodzielnie bez podejmowania jakichkolwiek konsultacji z przedstawicielstwem załogi.

W przypadku nietworzenia planu urlopów pracodawca ustala termin urlopu „na bieżąco” w porozumieniu z pracownikiem. Również i w takim przypadku, kieruje się on nie tylko sugestią pracownika, ale również i koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy na stanowisku zajmowanym przez tego pracownika. Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (wyrok SN z dnia 13.05.1998 r., I PKN 99/98, OSNP 1999/10/331).