Sprostowanie świadectwa pracy z przyczyn stojących po stronie pracownika

Z praktycznego punktu widzenia, świadectwo pracy powinno zostać sporządzone nie wcześniej niż w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę. Dzięki temu można zyskać niemal pewność, że jego treść uwzględni rzeczywisty przebieg pełnego okresu zatrudnienia, czyli każdą okoliczność podlegającą odnotowaniu w świadectwie pracy, która miała miejsce w całym okresie zatrudnienia. Fakt ten ma szczególne znaczenie w przypadku okresów nieobecności przypadających w ostatnich dniach obowiązywania umowy o pracę. Z uwagi na potencjalną możliwość wystąpienia tego typu zdarzeń, wydanie świadectwa pracy przed ostatnim dniem obowiązywania umowy obarczone będzie ryzykiem, a w konsekwencji koniecznością dokonania korekty wydanego już świadectwa pracy.   

Zawarte w treści świadectwa pracy informacje powinny opierać się na zweryfikowanym stanie faktycznym ustalonym na datę sporządzenia omawianego dokumentu. Jeżeli pomimo dochowania należytej staranności treść świadectwa pracy zawiera dane niezgodne z rzeczywistym stanem faktycznym, wówczas pracownik może zainicjować procedurę jego sprostowania. Nie ma przy tym znaczenia, że konieczność dokonania korekty jest następstwem zdarzeń stojących po stronie pracownika, w tym m.in. wprowadzenia pracodawcy w błąd, co do informacji podlegających zamieszczeniu w świadectwie pracy.

Sprostowane świadectwo pracy powinno być wydane z datą jego sporządzenia, tj. datą w której dokonano korekty. Zaleca się, aby wydanemu w tym trybie świadectwu pracy towarzyszyło pismo przewodnie wyjaśniające motywy sprostowania oraz wskazujące elementy treści świadectwa pracy, które zostały skorygowane.

Zgodnie z § 5 ust. 1 zd. 2 oraz ust. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 ze zm.) w razie uwzględnienia przedłożonego przez pracownika wniosku o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku, natomiast poprzednio wydane świadectwo usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy je.

Jak z powyższego wynika, skorygowane świadectwo pracy jest całkowicie „nowym” dokumentem, stanowiącym poprawioną formę jego poprzedniej wersji, wydanym według wzoru stanowiącego załącznik do przywołanego rozporządzenia. Ani przedmiotowy wzór, ani też przepisy rozporządzenia nie przewidują zamieszczania w treści sprostowanego świadectwa jakichkolwiek zapisów typu „korekta”, „sprostowanie” itp., wskazujących na fakt, iż dokument ten został sporządzony w trybie sprostowania pierwotnej jego wersji. Tego typu działanie jest dość powszechną praktyką, która jako nieznajdująca oparcia w przepisach nie zasługuje na aprobatę.

Przepisy nie przewidują również obowiązku odesłania przez pracownika pierwotnej wersji skorygowanego świadectwa pracy. W piśmie przewodnim, towarzyszącym przesyłanej korekcie świadectwa pracy, pracodawca może oczywiście poprosić pracownika o zwrot uprzednio wydanego świadectwa pracy. Niemniej jednak jego zwrot zależy wyłącznie od dobrej woli pracownika. W rezultacie może się zdarzyć, że pracownik będzie posiadał dwa świadectwa pracy dokumentujące ten sam okres, tzn. jego wersję pierwotną oraz wersję po korekcie. W celu uniknięcia wynikających z tego faktu nieporozumień, pracodawca powinien przechowywać w części „C” akt osobowych tego pracownika skorygowane świadectwo pracy wraz ze wspomnianym pismem.