Termin na powiadomienie PIP o zawarciu umowy o pracę na czas określony, która w swojej treści powołuje istnienie obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy

Obowiązek zawiadomienia PIP o zawarciu umowy na czas określony z uwagi na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy

Art. 25¹ § 5 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4 k.p. Zawiadomienie powinno zawierać wskazania przyczyn zawarcia tej umowy i powinno zostać dokonane w formie elektronicznej lub pisemnej w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Dość duże wątpliwość budzi kwestia sposobu ustalenia biegu terminu, w jakim powinno zostać dokonane zawiadomienie. Wielu pracodawców próbuje ten termin liczyć w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego lub Kodeksu postępowania cywilnego. Nierzadkie są także przypadki, gdy termin ten ustalany jest w sposób potoczny.

Przepisy właściwe do ustalenia terminu z art. 25¹§ 5 k.p.

Departament Prawny GIP w stanowisku z dnia 22 lipca 2016 roku (GNP – 364 – 023 – 99 – 1/16) stwierdził, iż termin z art. 25¹§ 5 k.p. (5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy) powinien być liczony w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to, iż termin na zgłoszenie do okręgowego inspektora pracy umowy na czas określony zawartej z powołaniem się na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy nie powinien być liczony w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego dotyczące terminów. Termin ten nie powinien być również liczony w sposób potoczny.

Stanowisko Departamentu Prawnego GIP należy uznać za zasadne. Zgłoszenie do właściwego okręgowego inspektoratu pracy umowy na czas określony zawartej z uwagi na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy stanowi bowiem czynność administracyjnoprawną. Nie jest to czynność cywilnoprawna i nie wywołuje skutków prawnych na płaszczyźnie cywilnoprawnej.

Departament Prawny GIP równocześnie wyjaśnił, iż przy obliczaniu terminu do zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4 k.p., nie uwzględnia się dnia, w którym zawarto tę umowę. Tym samym nawiązano do dyspozycji art. 57 § 1 zd. 1 k.p.a., zgodnie z którym jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło.

Odwołując się do regulacji art. 151⁹ § 1 k.p. Departament wyjaśnił także, iż za dni robocze należy uważać wszystkie dni tygodnia z wyjątkiem niedzieli i świąt. Tym samym ustalając bieg przedmiotowego terminu należy pominąć niedziele i święta.

Przepisy Kodeksu postepowania administracyjnego dotyczące liczenia terminów

Jak wskazano wcześniej, Departament Prawny GIP wypowiedział się w przedmiocie początku biegu terminu z art. 25¹ § 5 k.p. nawiązując do art. 57 § 1 k.p.a. Przepis ten wskazuje również sposób ustalenia końca terminu. Zgodnie z art. 57 § 1 in fine k.p.a. upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Z regulacji art. 57 § 5 k.p.a. wynika, iż termin do zawiadomienia PIP o zawarciu umowy na czas określony z uwagi na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy będzie uważany za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

• wysłane w formie dokumentu elektronicznego do właściwego okręgowego inspektoratu pracy, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
• nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego;
• złożone w polskim urzędzie konsularnym;
• złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
• złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
• złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Wydaje się, iż ostatnie trzy przypadki nie będą miały praktycznego zastosowania do zawiadomienia o zawarciu umowy na czas określony z uwagi na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy. Jednakże w celu pełnej analizy regulacji należy o nich wspomnieć.

Przepisy art. 57 § 2 – 4 k.p.a. dotyczą terminów liczonych w tygodniach i miesiącach oraz sytuacji, w której termin kończy się w dniu wolnym od pracy. Tym samym nie mają one zastosowania do terminu z art. 25¹ § 5 k.p.