Skopiuj link
Regulacje prawne dotyczące wyjść prywatnych oraz wymogi formalne
Z dniem 23 sierpnia 2013 r. ustawodawca wprowadził możliwość odpracowywania wyjść prywatnych pracownika bez dodatkowych konsekwencji finansowych dla pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 151 § 21 kodeksu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Warunkiem jest jednak zapewnienie przez pracodawcę aby odpracowanie zwolnienia od pracy nie naruszało prawa pracownika do dobowego i tygodniowego odpoczynku.
Wśród wymogów formalnych samego udzielenia wolnego należy wymienić natomiast pisemny wniosek pracownika oraz nieobecność związaną z załatwianiem spraw osobistych.
Ustawodawca nie uszczegóławia więc procedury związanej z odpracowywaniem tej absencji. Z całą pewnością należy odbierać od pracowników pisemne wnioski o udzielenie zwolnienia od pracy. Wydaje się, iż powinny one zawierać informacje dotyczące terminu, w którym pracownik chciałby skorzystać z „wolnego”, a także potwierdzenia celu absencji (załatwienie spraw osobistych). Wydaje się, iż w takim wniosku mogłaby się także znaleźć propozycja pracownika dotycząca czasu odpracowania tego zwolnienia, która wymagałaby oczywiście akceptacji pracodawcy.
Dokumentacja związana z czasem pracy a wyjścia prywatne
W świetle aktualnie obowiązujących przepisów wśród dokumentów dotyczących czasu pracy w zakładzie należy wymienić trzy grupy: planowanie pracy, potwierdzanie przybycia i obecności w pracy oraz ewidencja czasu pracy.
W pierwszym przypadku mamy do czynienia z ogólnymi rozkładami czasu pracy (wskazanymi w regulaminie pracy lub obwieszczeniu) lub też indywidualnymi rozkładami czasu pracy, czyli tzw. grafikami lub harmonogramami czasu pracy.
Z „ewidencyjnego” punktu widzenia udzielenie wolnego oraz jego odpracowanie nie wpływa na treść tych dokumentów.
Druga rodzajowo grupa dokumentów leży w gestii decyzyjnej pracodawców. Przybycie i obecność w pracy mogą być bowiem odnotowane np. w listach obecności, czytnikach kart zegarowych lub też w inny sposób. W sytuacji udzielenia „wolnego” należy więc ten fakt „zapisać”, także w przypadku odpracowania.
Cel prowadzenia ewidencji, tj. prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, wynika wprost z art. 149 kodeksu pracy. Jej zakres natomiast został podany w § 8 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Należą do nich m.in. zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Również fakt odpracowania musi być wpisany do ewidencji czasu pracy.
Podsumowując…
Aby prawidłowo zaewidencjonować wyjście prywatne oraz jego odpracowanie należy po pierwsze uzyskać stosowny wniosek pracownika, a po drugie odnotować czas wyjścia oraz godziny odpracowania w dokumentacji związanej z potwierdzaniem przybycia i obecności w pracy, a także w samej indywidualnej karcie ewidencji czasu pracy pracownika.
Czy mogą to być tzw. książki wyjść prywatnych? Wydaje się iż tak, aczkolwiek dodatkowo należy wykazać absencję i jej odpracowanie we wskazanych dokumentach. Wnioski pracownicze powinny być oczywiście przechowywane. Prawidłowe bowiem zaewidencjonowanie odpracowania wyjścia prywatnego zwolni pracodawcę z wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.