Skopiuj link
Jakie dokumenty w aktach osobowych…?
Zakres pozyskiwanych od pracowników informacji w kontekście ochrony danych osobowych wynika wprost z art. 221 kodeksu pracy, sposób prowadzenia akt osobowych natomiast z § 6 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Należą do nich:
- dokumenty rekrutacyjne (m.in. świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia),
- dokumenty dotyczące bieżącego zatrudnienia (np. umowy o pracę wraz
z ich modyfikacjami, oświadczenia rodzicielskie, potwierdzenia związane z bhp) oraz - dokumenty ściśle związane z ustaniem stosunku pracy (oświadczenia dotyczące rozwiązania stosunku pracy, świadectwa pracy).
Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w okresie zatrudnienia i aktywności pracodawcy wynika z przepisów art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy, archiwizacyjny natomiast – z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Jak należy zatem postąpić z danymi zgromadzonymi w aktach osobowych, których przetwarzanie zostało ograniczone późniejszymi przepisami?
Zdaniem GIODO…
Odpowiedzi na powyższe pytanie udzielił Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w lipcu ubiegłego roku. W swojej interpretacji z 16 lipca 2015 r. w sprawie przechowywania danych w aktach osobowych pracowników GIODO uznał, iż ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (….) określa jedynie ogólne zasady przetwarzania danych osobowych, zaś ich uszczegółowienie niejednokrotnie znajduje się w innych – branżowych – przepisach prawa, regulujących działalność określonych podmiotów i instytucji. (…) Tym samym ustawa odsyła do przepisów szczególnych, którymi w tym przypadku są przepisy regulujące przetwarzanie przez pracodawcę zarówno danych pracowników, jak i kandydatów do pracy. Zatem to (…) Kodeks pracy oraz rozporządzenia wydane na jej podstawie powinny być wzięte pod uwagę (…). Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. (…) dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.”.