Skopiuj link
Praktycznym wyrazem realizacji tego uprawnienia jest treść ar. 6 ust. 2 pkt 2c rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zgodnie z którym to przepisem pracodawca powinien przechowywać w części B akt osobowych oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w (…) art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonym w tym przepisie. Z powyższego przepisu wynika, że pracodawca powinien odebrać stosowne oświadczenie nie tylko od tego pracownika, który chce aby udzielono mu 2 dni zwolnienia, ale również oświadczenie od pracownika, któremu służy formalnie takie uprawnienie, lecz w danym roku kalendarzowym nie ma on zamiaru z niego skorzystać. Taka konstrukcja przepisu ma w sumie pewne uzasadnienie w obowiązkach pracodawcy względem zatrudnianych pracowników, gdyż domagając się od pracowników złożenia pisemnego oświadczenia pracodawca niejako informuje pracowników o przysługującym mu uprawnieniu. W tej sytuacji pytanie, na które pracownicy powinni nam udzielić odpowiedzi, powinniśmy skierować do wszystkich pracowników, którzy wychowują przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat. I tylko do nich, bowiem bezpodstawna będzie praktyka kierowania takiego pytania do ogółu zatrudnionych.
Przy tak postawionej sprawie rodzi się pytanie jak pracodawca ma powziąć wiedzę o uprawnieniu, z którego może skorzystać pracownik? Najprostsza jest sytuacja, w której pracownik podejmując zatrudnienie wskazuje w kwestionariuszu osobowym pracownika imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci. W takiej sytuacji znajomość kwestionariusza wystarcza nam do zidentyfikowania pracowników potencjalnie uprawnionych do skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 188 Kodeksu pracy.
Trudniejsze jest wytypowanie pracowników, którzy w trakcie zatrudnienia nabywają prawo do wskazanego zwolnienia. W takim przypadku konieczna jest aktualizacja danych osobowych zawartych w aktach osobowych. Należy bowiem pamiętać, że zgodnie z art. 221. par. 2 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania m.in. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Tak jak w przypadku innych danych osobowych udostępnienie ich pracodawcy następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak zastrzeżone prawo żądania udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w 2. W praktyce oznaczać to będzie konieczność przedstawienia przez pracownika na przykład aktu urodzenia dziecka. Należy również pamiętać, że uprawnienie do tego zwolnienia pracownik nabywa od momentu podjęcia pracy i nie jest ono uzależnione od przepracowania całego roku kalendarzowego. Będzie więc np. przysługiwało pracownikowi, który wraca do pracy w trakcie roku kalendarzowego po urlopie wychowawczym, bądź podejmuje swoje pierwsze zatrudnienie w dniu 20 grudnia danego roku kalendarzowego.
Pewna staranność w prowadzeniu dokumentacji personalnej, jak również dbałość o interesy majątkowe pracodawcy wymaga zachowania pewnych szczególnych aktów staranności. Właściwe jest bowiem (szczególnie w sytuacji gdy pracownik zostaje formalnie uprawniony do skorzystania z 2 dni zwolnienia w trakcie zatrudnienia) wykazanie w treści akt osobowych uzasadnienia dla odebrania od pracownika stosownego oświadczenia. Możemy to osiągnąć zarówno przez odebranie i załączenia do akt osobowych szczególnego oświadczenia, które zaktualizuje dane zawarte w kwestionariuszu osobowym, załączenie do akt osobowych kopii lub odpisu potwierdzającego treść oświadczenia pracownika lub – jak czynią to niektórzy – zobowiązania pracownika do wskazania danych osobowych dzieci wraz z datą urodzenia w samym oświadczenia o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w art. 188 Kodeksu pracy.
W praktyce zdarza się, że podczas kontroli inspektorzy pracy wymagają corocznego składania przez uprawnionych pracowników oświadczeń w przedmiocie zamiaru lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w art. 188 Kodeksu pracy. Innymi słowy, uznają za niewystarczającą praktykę jednokrotnego złożenia przez pracownika wskazanego oświadczenia, które pozostaje niejako w mocy do czasu jego odwołania. Realizacja takiego wymogu jest dość kłopotliwa dla osób prowadzących akta osobowe. Poglądowi temu nie można jednak odmówić po części słuszności – uprawnienie, o którym mowa, przysługuje pracownikowi w roku kalendarzowym. Zatem z roku na rok może zmieniać się wola rodziców i mogą korzystać z tego uprawnienia na przykład naprzemiennie.
Zobacz szkolenia: