Skopiuj link
Zgodnie z art. 29 § 2 kodeksu pracy: „Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.”.
Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Co do zasady umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jednak ustawodawca, od razu w przepisie, w którym wskazuje na formę czynności prawnej, przewiduje, w jaki sposób można „naprawić” naruszenie formy. Tym samym jednoznacznie można stwierdzić, że zawarcie umowy w innej formie niż pisemna, nie powoduje nieważności czynności prawnej. W takiej sytuacji, zgodnie ze zdaniem drugim przywołanego wyżej przepisu, pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie podstawowe elementy umowy o pracę.
Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.” (art. 78 § 1 kodeksu cywilnego). Zatem formie pisemnej czynności prawnej czyni zadość wyłącznie dokument z odręcznym podpisem. Tym samym jedyną drogą jej zachowania jest wymiana dokumentów papierowych przez strony stosunku prawnego.
W 2016 roku do kodeksu cywilnego dodano art. 781, odnoszący się do elektronicznej formy czynności prawnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (§ 1). Zgodnie z § 2 tego artykułu złożone w ten sposób oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Niestety należy uznać, że kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest jeszcze w powszechnym użyciu i niewielu pracowników się nim posługuje. Jeżeli pracownik nie ma podpisu kwalifikowanego, to nie ma możliwości skorzystania skutecznie z formy elektronicznej.
Próby spełnienia wymogów regulacji przewidzianej w kodeksie pracy z wykorzystaniem drogi elektronicznej można doszukiwać się wyłącznie w drugim zdaniu art. 29 § 2 kodeksu pracy. Teoretycznie rozwiązaniem może być bowiem wymiana maili przez strony, a następnie potwierdzenie warunków umowy o pracę w formie elektronicznej (z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę).
Na przeszkodzie w stosowaniu tego rozwiązania stoi art. 36 ust. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana „potwierdza własnoręcznym podpisem”. W ustawie tej nie można znaleźć przepisu, który w sposób jednoznaczny (jak kodeks cywilny) zrównywałby formę elektroniczną z formą pisemną.
Niewątpliwie należy stwierdzić, że obecne okoliczności tym bardziej unaoczniają konieczność zmiany przepisów w taki sposób, aby mogły przystawać one do panujących realiów.