Skopiuj link
Co do zasady wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 kodeksu pracy). Na tej podstawie należy uznać, że wynagrodzenie w zawyżonej wysokości, bądź wypłacone za okres, kiedy pracownik nie świadczył pracy powinno być traktowane jako nienależne. Tym samym pracownik, który uzyskał wynagrodzenie za pracę w kwocie wyższej niż należna, w zakresie nadwyżki jest bezpodstawnie wzbogacony. Bezpodstawnie wzbogacony pracownik powinien zwrócić uzyskaną korzyść. Wynika to wprost z przepisów kodeksu cywilnego (art. 405 i nast. kodeksu cywilnego), stosowanych w oparciu o odesłanie z art. 300 kodeksu pracy. Zgodnie z art. 405 kodeksu cywilnego „Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.”
Na obowiązek zwrotu przez pracownika bezpodstawnie uzyskanego od pracodawcy wynagrodzenia wielokrotnie zwracał uwagę Sąd Najwyższy. Przykładowo w uchwale z dnia 8 grudnia 1994 r., sygn. akt I PZP 49/94, Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia "z góry" powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo.
Teoretycznie najprostszym sposobem odzyskania przez pracodawcę nienależnie wypłaconego pracownikowi kwot byłoby ich potrącenie z wynagrodzenia za pracę. Ustawodawca wprowadził jednak ograniczenia w tym zakresie. Z przepisu art. 87 § 1 kodeksu pracy wynika, iż bez zgody pracownika pracodawca może potrącić z wynagrodzenia za pracę jedynie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy.
Bez zgody pracownika pracodawca może również odliczyć z wynagrodzenia za pracę wynagrodzenie bezpodstawnie wypłacone pracownikowi za okres nieobecności w pracy, za który nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 87 § 7 kodeksu pracy, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Trzeba jednak pamiętać, że odliczenie może zostać dokonane jedynie w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie. W razie upływu rzeczonego terminu, pracodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia, o którym mowa w art. 87 § 7 kodeksu pracy, w kolejnym terminie płatności. Wtedy pracodawca będzie mógł potrącić z wynagrodzenia bezpodstawnie wypłacone kwoty jedynie po uzyskaniu od pracownika stosownej zgody.
Również potrącenie innych należności niż wymienione wyżej wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91 § 1 kodeksu pracy). Zgoda powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej w dniu wyrażenia zgody wierzytelności, której wysokość jest już ustalona. Pracownik nie może wyrazić zgody na potrącenie wierzytelności mogących dopiero powstać w przyszłości, których wysokość jest jeszcze nieznana. Co więcej, zgoda pracownika na potrącenie z wynagrodzenia za pracę jest skuteczna wyłącznie do wysokości kwoty wolnej od potrąceń określonej w art. 91 § 2 kodeksu pracy.
W razie nieudzielenia przez pracownika zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę nienależnie wypłaconych mu przez pracodawcę kwot, pracodawca może dochodzić ich zwrotu przed sądem w drodze powództwa o zapłatę, w oparciu o wyżej wspomniane przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu.
Pracodawca, występując do sądu z żądaniem zwrotu bezpodstawnie wypłaconych pracownikowi świadczeń, powinien pamiętać, iż obowiązek zwrotu świadczenia wygasa, jeżeli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją mógł liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu (art. 409 kodeksu cywilnego). „W wyr. z 7.8.2001 r. (I PKN 408/00) SN sformułował bardzo daleko idącą, ogólną tezę, zgodnie z którą: "pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.)". Tak ujęta teza wydaje się jednak zbyt szeroka – nietrudno wyobrazić sobie przecież sytuacje, w których pracownik otrzymuje prima facie nienależne kwoty, jedynie omyłkowo przelane na jego rachunek. Stanowisko SN można uznać za prawidłowe jedynie odnośnie do kwot, których wypłacenie danemu pracownikowi jest prawdopodobne.”
Natomiast nie budzi sprzeciwu ostrożna teza wyr. SN z 20.6.2001 r. (I PKN 511/00, OSP 2003, Nr 10, poz. 131 z glosą A. Drozda, tamże), zgodnie z którą: "przypisanie pracownikowi powinności liczenia się z obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę (art. 409 w zw. z art. 405 k.c. i art. 300 k.p.) musi uwzględniać, że zgodnie z art. 18 k.p., pracodawca może indywidualnym aktem przyznać pracownikowi wynagrodzenie w rozmiarze większym, niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych" (szerzej na temat nienależnego wynagrodzenia E. Dolecki, Obowiązek zwrotu, s. 726 i n.). (por. Komentarz do art. 409 kodeksu cywilnego, red. K. Osajda, 2021)