Czy świadczenia wypłacane zleceniobiorcy jako zwrot kosztów poniesionych podczas wyjazdu odbywanego w związku z wykonywaniem umowy zlecenie, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Do przychodów z działalności wykonywanej osobiście zalicza się każde otrzymane przysporzenie. Z tego względu należy uznać, iż wydatek poniesiony przez pracodawcę w interesie zleceniobiorcy na opłacenie podroży oraz innych wydatków stanowi dla tego zleceniobiorcy przychód. Warto jednak pamiętać, iż część sfinansowanych świadczeń może być zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepisy te zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;

2. zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3. noclegów,
4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Warto zwrócić uwagę, że przywołany art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosi przedmiotowe zwolnienie zarówno do pracowników, a także osób niebędących pracownikami.

Należności wskazane w rozporządzeniu w wysokościach w nim określonych podlegają zwolnieniu od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 ust. 1 pkt 16, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

„Tym samym, w sytuacji, gdy wypłacane diety i zwrot kosztów nie przekroczą wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej na Wnioskodawcy, jako płatniku, nie będzie ciążyć obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy […]. Jeżeli jednak należności wypłacone przez Wnioskodawcę będą wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty Wnioskodawca będzie miał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowanego podatku dochodowego.” (por. Interpretacja indywidualna, Pismo z dnia 8 czerwca 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT2.4011.178.2020.4.MU)

Niezależnie od powyższego inne niż wskazane z ww. rozporządzeniu należności, jedynie pośrednio związane podróżą, finansowane przez zleceniodawcę stanowią dla zleceniobiorcy przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.