Skopiuj link
Podróż służbową ustawodawca zdefiniował w art. 775 § 1 kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Z cytowanego przepisu wynika, iż aby uznać wyjazd za podróż służbową, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:
- podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy;
- w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe;
- zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Wyjazd, który nie spełnia wymienionych powyżej cech, nie może zostać uznany za podróż służbową. Jak wyjaśnił bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 30 maja 2001 r., sygn. akt I PKN 424/00: „podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego”.
W doktrynie przyjmuje się wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej. Nie spełnia on bowiem w art. 775 § 1 kodeksu pracy warunków uznania wyjazdu za podróż służbową określonych.
Podstawy wyjazdu na szkolenie nie stanowi polecenie pracodawcy. Rzeczony wyjazd następuje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Udział w szkoleniu stanowi bowiem formę podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Przepis art. 1031 kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych definiuje jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Celem wyjazdu na szkolenie jest zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności zawodowych. Pracownik nie wykonuje w czasie szkolenia zadań służbowych. Zdarzają się jednak przypadki, gdy wyjazd na szkolenie stanowi dla pracownika wykonywanie zadań służbowych, np. gdy pracownik pełnił funkcję prowadzącego szkolenie lub działa w imieniu organizatora szkolenia. Są to jednak wyjątkowe sytuacje.
Ze względu na okoliczność, iż wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej, nie mają do niego zastosowania przepisy określające zasady rozliczania podróży służbowych. Żaden artykuł nie odsyła również do tych przepisów przy ustalaniu kosztów wyjazdu na szkolenie. Mimo to wielu pracodawców decyduje się na stosowanie przepisów określających zasady rozliczania podróży służbowych przy rozliczaniu wyjazdów na szkolenia. Praktyka ta nie stanowi błędu. Takie działanie świadczy raczej o inicjatywie lub zgodzie pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Ponadto wskazuje na przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 1033 kodeksu pracy, pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.
Cytowany przepis stanowi podstawę do zawarcia w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych postanowień, a jeżeli umowa taka nie została zawarta – do poczynienia z pracownikiem uzgodnień, określających zasady rozliczania wyjazdów pracownika na szkolenia.
Pracodawca może uregulować zasady rozliczania świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych również w przepisach zakładowych, tj. w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy albo w odrębnym regulaminie określającym zasady podnoszenia kwalifikacji pracowników. Powinny one szczegółowo określać zakres należnych pracownikowi świadczeń, jak i ich wartość.