Płatnik ma obowiązek wykazywać okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne w miesięcznych raportach. Dokumentem właściwym do przekazania do ZUS informacji o nieobecności pracownika w pracy powodującej przerwę w opłacaniu składek jest raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – ZUS RSA. Stanowi on załącznik do deklaracji ZUS DRA. Wskazana przerwa może dotyczyć wyłącznie dni będących dla danego pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Zatem, jeżeli pracownik nie pracuje w soboty i niedziele, to nawet w przypadku, gdy nieobecność nieusprawiedliwiona będzie obejmować dni poprzedzające i następujące po weekendzie, to tylko w dniach pracy może zostać wskazana przerwa w opłacaniu składek.

Okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, należy wykazywać w raporcie rozliczeniowym ZUS RSA z kodem przerwy 152. Natomiast, w razie wystąpienia okresów usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, ujmuje się je pod kodem 151. Najczęściej ma to miejsce w sytuacji, kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Ponadto możliwe jest wykazanie również trzech innych przerw z następującymi kodami:

• 111 - urlop bezpłatny,
• 121 - urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
• 122 - urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.