Jakich danych osobowych może żądać przyszły pracodawca od kandydatów do pracy po 4 maja 2019 roku?

Dane żądane od osób ubiegających się o zatrudnienie, na mocy przepisów ustawy:

Od 4 maja 2019 r., art. 22¹ § 1 kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4. wykształcenie;
5. kwalifikacje zawodowe;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ww. dane osobowe należą do kategorii danych osobowych obligatoryjnych, a ich pozyskanie przez pracodawcę od kandydata do pracy spełni przesłankę niezbędności wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 (RODO).

Nowelizacja Kodeksu pracy istotnie zmieniła katalog danych osobowych, które mogą być pozyskiwane przez pracodawcę od osób ubiegających się o zatrudnienie, na etapie prowadzonego postępowania rekrutacyjnego. Z zamkniętego katalogu danych osobowych obligatoryjnych, które pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy przed nawiązaniem stosunku pracy, usunięto imiona rodziców. Natomiast wymienione wcześniej „miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)” zamieniono na ogólne „dane kontaktowe” podane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Zmiana ta z jednej strony ma na względzie aspekt praktyczny, ułatwiający kontakt z kandydatem do pracy, z drugiej zaś strony jednoznacznie wskazuje, iż pracodawca może żądać podania adresu zamieszkania, wyłącznie od pracownika, a więc dopiero po zawarciu stosunku pracy. Ponadto, od 4 maja 2019 r. do wykazu danych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie dodano również „kwalifikacje zawodowe”.

Należy jednak zauważyć, iż ustawodawca zmieniając katalog danych, które mogą być żądane od kandydata do pracy, wprowadził jednocześnie przesłanki ograniczające pozyskiwanie niektórych z ww. danych. Otóż do art. 22¹ kodeksu pracy, od dnia 4 maja 2019 r., dodany został § 2 zgodnie z którym pracodawca może żądać podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W uzasadnieniu do wprowadzanej ustawy,  wyraźnie wskazano, iż wprowadzona norma prawna nie zwalnia pracodawców od konieczności oceny, czy wszystkie zgromadzone dane konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby. Nie każdy bowiem stosunek pracy uzasadnia gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata do pracy, jak np. przy wykonywaniu prostych prac fizycznych, sprzątacza, pokojowej, ładowacz nieczystości itd. Wprowadzona norma stanowi realizację zasady minimalizmu przetwarzania danych, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 (RODO).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, w myśl art. 22¹ § 5 kodeksu pracy, następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać od kandydata do pracy, udokumentowania danych osobowych, o których mowa w art. 22² § 1 kodeksu pracy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zgodnie z art. 22¹ § 4 kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania innych danych osobowych niż: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia – gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, szeregu ustaw szczególnych (pragmatyk służbowych), jak i odrębnych przepisów prawnych.

Przykładowo pracodawca, w ramach prowadzonego naboru, będzie uprawniony do żądania od kandydata do pracy i przechowywania, w części A akt osobowych, oświadczenia o niekaralności lub kopii zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, jeżeli kandydat do pracy ubiegał się o zatrudnienie na stanowisku pracy w służbie cywilnej.

W zakresie niezbędnym do potwierdzenia danych, pracodawca będzie mógł żądać przedstawienia do wglądu również oryginału zaświadczenia. Podstawą prawną zezwalającą na pozyskanie takich danych jest art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2018 r., poz. 1559 ze zm.), który stanowi, iż w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która m.in. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.