Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. datę urodzenia;
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4. wykształcenie;
5. kwalifikacje zawodowe;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych wymienionych w punktach 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22¹ § 2 kodeksu pracy).

Ponadto § 3 wskazanego artykułu daje pracodawcy prawo żądania od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1. adres zamieszkania;
2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5. numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Niezależnie od podania powyżej wymienionych danych pracodawca żąda podania również innych danych osobowych niż określone § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 kodeksu pracy).

Należy zwrócić uwagę, że omawiane przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek prawny uzyskania danych wskazanych w omawianych przepisach. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca dodatkowo ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3 w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22¹ § 5 kodeksu pracy).

Na podstawie art. 22^1a § 1 ustawodawca dopuszcza możliwość przetwarzania przez pracodawcę innych danych niż te, o których mowa powyżej. Będzie to możliwe tylko wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę. Na tej podstawie jednak nie mogą być przetwarzane dane dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody mogą być udostępniane pracodawcy na jego wniosek lub z inicjatywy samego pracownika, bądź osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Trzeba pamiętać, że brak zgody, o której mowa w tym przepisie, bądź jej wycofanie nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 22^1a § 2 kodeksu pracy).