Jakie są różnice między podróżą służbową, a wyjazdem na szkolenie?

Definicję podróży służbowej można znaleźć w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych
z podróżą służbową.

Zatem, aby uznać wyjazd za podróż służbową, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

• podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy;
• w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe;
• zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Wyjazd, który nie spełnia wymienionych powyżej cech, nie może zostać uznany za podróż służbową.

W doktrynie przyjmuje się wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej. Nie spełnia on bowiem określonych w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy warunków uznania wyjazdu za podróż służbową. Takie stanowisko jest uzasadniane w następujący sposób:

• polecenie pracodawcy nie stanowi podstawy wyjazdu na szkolenie. Rzeczony wyjazd następuje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Udział w szkoleniu stanowi bowiem formę podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Przepis art. 103¹ kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych definiuje jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
• pracownik nie wykonuje w czasie szkolenia zadań służbowych. Celem wyjazdu na szkolenie jest zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności zawodowych. Zdarzają się jednak przypadki, gdy wyjazd na szkolenie stanowi dla pracownika wykonywanie zadań służbowych, np. gdy pracownik pełnił funkcję prowadzącego szkolenie lub działa w imieniu organizatora szkolenia. Są to jednak wyjątkowe sytuacje.

Dlatego, że wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej, nie mają do niego zastosowania przepisy określające zasady rozliczania podróży służbowych. Żaden artykuł nie odsyła również do tych przepisów przy ustalaniu kosztów wyjazdu na szkolenie. Mimo to wielu pracodawców decyduje się na stosowanie przepisów określających zasady rozliczania podróży służbowych przy rozliczaniu wyjazdów na szkolenia. Praktyka ta nie stanowi błędu. Takie działanie świadczy raczej o inicjatywie lub zgodzie pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Ponadto wskazuje na przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 103³ kodeksu pracy, pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Na tej podstawie, w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, dopuszczalne jest zawarcie stosownych postanowień, a jeżeli umowa taka nie została zawarta – do poczynienia z pracownikiem uzgodnień, określających zasady rozliczania wyjazdów pracownika na szkolenia. Dodatkowo pracodawca może uregulować zasady rozliczania świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych również w przepisach zakładowych, tj. w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy albo w odrębnym regulaminie określającym zasady podnoszenia kwalifikacji pracowników.