Kiedy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia harmonogramu czasu pracy?

Przepis art. 129 § 3 kodeksu pracy przewiduje obowiązek pracodawcy planowania czasu pracy w formie rozkładu czasu pracy danego pracownika, zwanego potocznie grafikiem lub harmonogramem. Rozkład czasu pracy nie musi obejmować całości okresu rozliczeniowego. Ustawodawca dopuszcza bowiem sporządzenie go na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie na mniej niż na 1 miesiąc.

Grafik winien zostać sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej i przekazany do wiadomości pracownika co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Przepisy nie określają formy, w jakiej powinno nastąpić przekazanie harmonogramu do wiadomości pracowników. Może to zatem nastąpić zarówno poprzez jego powieszenie w miejscu powszechnie dostępnym dla wszystkich pracowników, jak i poprzez wysłanie w formie wiadomości e-mail.

Nie zawsze pracodawca ma obowiązek tworzenia harmonogramu. W myśl art. 129 § 4 kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kodeksu pracy albo z umowy o pracę;
2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z przepisów prawa pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ kodeksu pracy;
4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Wprowadzając możliwość odstąpienia od obowiązku tworzenia grafiku w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kodeksu pracy, albo z umowy o pracę, ustawodawca miał na myśli sytuacje, w których kwestie dotyczące rozkładu czasu pracy znajdujące się w rzeczonych aktach zostały uregulowane bardzo szczegółowo lub praca wykonywana jest w tak mało zróżnicowanej formie, że na podstawie treści tych regulacji można ustalić rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników.

Użyty w art. 129 § 4 pkt 1 kodeksu pracy zwrot „prawo pracy” obejmuje układy zbiorowe pracy, regulaminy pracy oraz porozumienia.

Zauważyć należy, iż niektórzy przedstawiciele doktryny dopuszczają sytuacje, w których pracownik zasadniczo pracuje według rozkładu wynikającego z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kodeksu pracy, albo umowy o pracę, a w wyjątkowych sytuacjach obowiązuje go grafik czasu pracy.

W przypadku gdy pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z przepisów prawa pracy, pracownik może – za zgodą pracodawcy – samodzielnie tworzyć grafik, według którego będzie pracował. Przy czym porozumienie powinno uwzględniać normy czasu pracy określone w art. 129 § 3 kodeksu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Porozumienie może polegać na przykład na ustaleniu, iż pracownik samodzielnie decydować będzie o godzinach lub dniach pracy.

Przedmiotowy wyjątek ma zastosowanie nie tylko do zadaniowego systemu czasu pracy. Ustawodawca nie odwołał się bowiem do art. 140 kodeksu pracy, a tym samym nie ograniczył zastosowania omawianego wyjątku do tego przepisu.

Możliwość odstąpienia od tworzenia harmonogramu na podstawie art. 129 § 4 pkt 3 kodeksu pracy ma miejsce w przypadku zawarcia przez pracownika i pracodawcę porozumienia w przedmiocie stosowania ruchomego czasu pracy, tj. porozumienia opartego na art. 150 § 5 kodeksu pracy.

Ruchomy system czasu pracy może przybrać jedną z dwóch postaci. Pierwszą określa art. 140¹ § 1 kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje możliwość rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, w różnych godzinach. Godziny te wyznacza pracodawca. Druga postać wynika z art. 140¹ § 2 kodeksu pracy. Zgodnie z dyspozycją tego przepisu, rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Ruchomy system czasu pracy może zostać wprowadzony w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi albo w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 kodeksu pracy). Może on także zostać wprowadzony na pisemny wniosek pracownika. Możliwość wystąpienia przez pracownika z przedmiotowym wnioskiem statuuje art. 150 § 5 kodeksu pracy.

Możliwość ustanowienia tzw. indywidualnego rozkładu czasu pracy przewiduje art. 142 kodeksu pracy. Z przepisu tego wyniku, iż jest on ustalany w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. W związku z tym musi on zostać zaprojektowany w taki sposób, aby nie naruszać zasad obowiązujących w tym systemie, np. maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy, dobowych i tygodniowych okresów odpoczynku.

Indywidualny rozkład czasu pracy ustanawiany jest na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika. Powinien on obejmować propozycję rozkładu czasu pracy, w którym pracownik chciałby pracować. Nie musi natomiast zawierać uzasadnienia.

Pracodawca nie jest, z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w art. 142¹ kodeksu pracy, związany wnioskiem pracownika. Może go uwzględnić lub nie. Może również wniosek pracownika potraktować jako ofertę do rozpoczęcia rokowań.

Indywidualny rozkład czasu pracy może zostać wprowadzony również w stosunku do pracownika będącego członkiem kościoła lub związku wyznaniowego, w którym święta religijne przypadają w określonym dniu każdego tygodnia. Zgodnie z dyspozycją § 1 ust. 2 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej oraz Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie zwolnień od pracy lub nauki osób należących do kościołów i innych związków wyznaniowych w celu obchodzenia świąt religijnych nie będących dniami ustawowo wolnymi od pracy, w celu umożliwienia pracownikowi należącemu do kościoła lub innego związku wyznaniowego obchodzenia świąt religijnych przypadających  w określonym dniu każdego tygodnia pracodawca, na prośbę tego pracownika, ustala dla niego indywidualny rozkład czasu pracy.