Oprócz podmiotów wprost wskazanych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, uprawnionymi mogą być osoby, których prawo do świadczeń z funduszu ma swe źródło w postanowieniach regulaminu ZFŚS.

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych osoby uprawnione do korzystania z Funduszu to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Z powyższego przepisu wynika, że świadczenia z ZFŚS przysługują obecnym pracownikom i ich rodzinom oraz byłym pracownikom – emerytom i rencistom – i ich rodzinom.  Ich uprawnienia do świadczeń socjalnych mają swe źródło wprost w przywołanej normie prawnej. W związku z tym, na mocy regulaminu ZFŚS, żadnej z osób należących do wyżej wymienionych grup nie można wykluczyć z korzystania ze świadczeń. Natomiast prawo ostatniej grupy do świadczeń z funduszu wynika wyłącznie z postanowień regulaminu.

Ustawodawca nie wprowadził odrębnej definicji pracownika w ustawie o ZFŚS, ani szczególnych ograniczeń. Zastosowanie ma zatem definicja z art. 2 kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, iż pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Emerytami są natomiast osoby pobierające emeryturę na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pojęcie to obejmuje byłych pracowników, którzy bezpośrednio po ustaniu stosunku pracy w zakładzie pracy ostatecznie przeszli na emeryturę, oraz pracowników, którzy po okresie pobierania renty przeszli na emeryturę i nie pracowali u tego samego lub innego pracodawcy w czasie pobierania renty. Rencistą jest osoba pobierająca rentę na podstawie przepisów ustawy o emeryturach i rentach FUS, która bezpośrednio przed rozpoczęciem pobierania renty była pracownikami zakładu pracy.

Ani ustawa, ani inne akty prawne nie definiują pojęcia rodziny na potrzeby prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej. W związku z tym przyjmuje się, iż osoby, które wchodzą w skład rodziny, powinny zostać wskazane w regulaminie ZFŚS. Zazwyczaj są to:

• współmałżonek,
• dzieci – własne, współmałżonka, przysposobione, przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej,
• wnuki, pod warunkiem, iż pozostają na utrzymaniu osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS,
• pozostający we wspólnym gospodarstwie rodzice pracownika.

Trzecia kategoria podmiotów nie została w żaden sposób dookreślona przez ustawodawcę. Zostało to pozostawione pracodawcy ustalającemu regulamin funduszu, który ma swobodę i może rozszerzyć katalog uprawnionych podmiotów również na inne osoby niż pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny.

Dodatkowe grupy powinny zostać wyraźnie określone w regulaminie ZFŚS. Mogą to być:

• osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług,
• pracownicy tymczasowi,
• rodziny zmarłych pracowników, emerytów lub rencistów – byłych pracowników.