31.03.2017 r.
4 min

Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Ekspert PCKP

Skopiuj link
31.03.2017r.
4 min

Obowiązek prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej

Przepis art. 94 pkt 9a k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przedmiotowy obowiązek ma charakter bezwzględny i obejmuje wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, wymiar etatu, w jakim są oni zatrudnieni, oraz rodzaje umów o pracę zawarte z pracownikami.

Zasady prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Wskazuje ono nie tylko dokumenty, jakie powinny znajdować się w aktach osobowych, ale również sposób prowadzenia akt osobowych oraz dokumenty związane z zatrudnieniem, do których prowadzenia zobowiązany jest pracodawca.

Odpowiedzialność za naruszenie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracownice

Nieprowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie przeciwko prawom pracownika stanowi także pozostawienie dokumentacji dotyczącej pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Popełnienie tych wykroczeń jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 6, 7 k.p.)

W związku z niewywiązaniem się lub nienależytym wywiązaniem się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, pracownik może wystąpić wobec pracodawcy z roszczeniem o odszkodowanie. Podstawę jego roszczenia stanowi art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/76).

Zgromadzone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem dokumenty stanowią dowód w sporach indywidualnych z pracownikami. Braki w dokumentacji kadrowo-płacowej mające swe źródło w zaniedbaniach pracodawcy powodują zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodów.  W konsekwencji druga strona sporu sądowego może powoływać wszelkie dowody na potwierdzenie swoich twierdzeń (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 10 kwietnia 2003 r., sygn. akt III APa 40/02).

Podmiot ponoszący odpowiedzialność

Za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych odpowiedzialność ponosi pracodawca. W przypadku gdy jest nim osoba fizyczna prowadząca indywidualną działalność gospodarczą, zostanie ona bezpośrednio pociągniętą do odpowiedzialności. Jeżeli pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba prawna, do odpowiedzialności zostanie pociągnięty członek organu zarządzającego. Do odpowiedzialności może zostać także pociągnięta osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy lub tylko tych czynności, które dotyczą akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Wskazuje na to treść art. 281 k.p., który za podmiot odpowiedzialności uznaje pracodawcę oraz osobę działającą w jego imieniu.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

[email protected]

 

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

[email protected]