Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Konieczność ustalania zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty oznacza, że obowiązek utworzenia funduszu powstaje, jeżeli suma etatów całej załogi przekroczy 20 według stanu na dzień 1 stycznia. Może więc się zdarzyć, że pracodawca zatrudniający znacznie ponad 20 pracowników nie będzie zobligowany do utworzenia funduszu, ponieważ suma ich etatów nie przekroczy 20 pełnych etatów (np. 4 pracowników zatrudnionych na cały etat oraz 30 pracowników zatrudnionych na ½ etatu daje 19 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Zmiana poziomu zatrudnienia w trakcie roku skutkująca zejściem poniżej 20 zatrudnionych na pełne etaty lub przekroczenie tego poziomu nie ma znaczenia w zakresie omawianego obowiązku w odniesieniu do danego roku kalendarzowego. 

Przy czym pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników (niezależnie od wymiaru etatów) mogą w dość prosty sposób zwolnić się z obowiązku utworzenia funduszu. Wystarczy bowiem, że w układzie zbiorowym pracy (jeżeli są nim objęci) lub w regulaminie wynagradzania (który muszą utworzyć z chwilą zatrudnienia 20-go pracownika) zamieszczą klauzulę o nietworzeniu funduszu. 

Natomiast pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą alternatywnie utworzyć fundusz lub wypłacać samo tylko świadczenie urlopowe. Niemniej jednak z powinności tej mogą się zwolnić. Jeżeli są objęci układem zbiorowym pracy, wówczas czynią to w oparciu o klauzulę o nietworzeniu funduszu zawartą w treści tego aktu. Jeżeli zatrudniają więcej niż 20 pracowników (lecz mniej niż 20 na pełnych etatach) i nie są objęci układem, wówczas klauzulę tę zamieszczają w treści regulaminu wynagradzania. Jeżeli jednak nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy wówczas informację o nietworzeniu funduszu i ewentualnie niewypłaceniu świadczenia urlopowego zobowiązani są przekazywać co rocznie do końca stycznia w sposób zwyczajowo przyjęty.

Powyższe wyjaśnienia można przedstawić w formie tabelarycznej: