Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia lub w przypadku twórców i artystów w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej.

Pracownicy będący członkami służby zagranicznej zgłaszani są do ubezpieczeń społecznych nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy do płatnika składek. Wyjątek stanowią osoby prowadzące pozarolniczą działalność, duchowni niebędący członkami zakonów lub klasztorów. Osoby te zobowiązane są same dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.

Także pracownicy, którzy na podstawie art. 109 rozporządzenia 574/72 (Rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie) przejęli obowiązki pracodawcy (podmiotu zagranicznego niemającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa) w zakresie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, sami siebie zgłaszają do tych ubezpieczeń we właściwej ze względu na miejsce zamieszkania terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.

Na płatnikach składek ciąży obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Zgłoszenie tych osób następuje poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Osoby przebywające na urlopie wychowawczym zobowiązane są informować płatników składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie.