Skopiuj link
Pracodawca, który odwoła pracownika z urlopu, obowiązany jest pokryć koszty, jakie ten pracownik poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego (art. 167 § 2 kodeksu pracy). Chodzi o wydatki, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie został odwołany z urlopu, np. koszty wcześniejszej podróży powrotnej pracownika oraz członków jego rodziny, opłaty za część wypoczynku niewykorzystaną przez pracownika i jego rodzinę w wyniku odwołania.
Kwoty do zwrotu pracownik powinien wykazać dokumentami potwierdzającymi wysokość poniesionych kosztów, np. fakturami, rachunkami, poleceniami przelewu, potwierdzeniami wpłaty. Jeżeli pracownik nie przedstawi stosownych dokumentów, zwrotowi podlegają koszty obliczone zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych.
Koszty zwracane na podstawie kodeksu pracy nie stanowią dla pracownika przysporzenia majątkowego. Otrzymane z tego tytułu kwoty stanowią bowiem jedynie zwrot wcześniej poniesionych wydatków, a pracodawca jest zobowiązany do ich wypłaty. Zatem otrzymane przez pracownika środki nie będą kwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy i tym samym nie będą one podlegały opodatkowaniu.
Warto zwrócić uwagę, że uznanie zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu wypoczynkowego za przychód ze stosunku pracy skutkowałoby stratą pracownika. Polegałaby ona na wypłaceniu pracownikowi przez pracodawcę kwot w wysokości niższej niż wynosiła faktycznie poniesione wydatki. Jak wyjaśnił bowiem Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10: „pracownik ponosi przedmiotowe wydatki ze środków wcześniej wypłaconych mu przez pracodawcę – tj. z opodatkowanego już wynagrodzenia. Wobec tego, przychylenie się do stanowiska organu, sprowadzałoby się do zaakceptowania podwójnego opodatkowania tych kwot – poprzez ponowne uznanie ich za przychód ze stosunku pracy wypłacony dopiero po potrąceniu podatku. To z kolei oznaczałoby dla pracownika nieznajdującą umocowania w przepisach prawa stratę, przejawiającą się w wypłaceniu mu przez pracodawcę kwot w wysokości niższej niż w istocie wynosiła faktyczna wielkość poniesionych przez niego wydatków.”.
Inaczej kwalifikowane będą koszty, które nie są bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu, a pracodawca dobrowolnie zgodził się je pokryć. Mogą one obejmować na przykład dodatkową rekompensatę za przerwany wypoczynek czy zwrot kosztów zakupu specjalistycznego sprzętu lub odzieży, które pracownik miał zamiar wykorzystać podczas urlopu. Jeśli refinansowane wydatki nie pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu, to wówczas kwota otrzymana od pracodawcy będzie już stanowiła przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu w miesiącu jej wypłaty.