Tworząc plan urlopów pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników zawierające proponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy. Pracodawca nie jest związany wnioskami urlopowymi pracowników. Związanie pracodawcy wnioskiem urlopowym następuje jedynie w ustawowo określonych sytuacjach, np. w razie złożenia przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 kodeksu pracy).

Plan urlopów powinien obejmować zarówno urlop bieżący, jak i zaległy. Nie powinien on jednak uwzględniać urlopu na żądanie (art. 163 § 1 in fine kodeksu pracy).

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także gdy działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na nieustalanie tego planu (art. 163 § 1¹ kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Tak samo jak przy tworzeniu planu urlopów, zawierając z pracownikiem porozumienie w przedmiocie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy oraz pamiętać, iż porozumienie nie może obejmować urlopu na żądanie.