Pracodawca nie może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika w sposób dowolny. Ustawodawca określił ścisłe zasady w kodeksie pracy. Wyróżnione zostały dwa rodzaje potrąceń z wynagrodzenia pracownika: dokonywane za zgodą pracownika i takie, które nie wymagają zgody pracownika.
Jedynie w ustawowo określonych przypadkach pracodawca może dokonać potrącenia bez zgody pracownika. Należą do nich:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne z tytułu odpowiedzialności porządkowej (art. 87 ust. 1 kodeksu pracy).
Potrąceń dokonuje się w kolejności wskazanej powyżej (art. 87 ust. 2 kodeksu pracy).
Z wynagrodzenia za pracę, bez zgody pracownika, odliczeniu podlegają ponadto w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 ust. 7 kodeksu pracy). Pracodawca może dokonać odliczenia tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie. Nie jest to potrącenie należności pracodawcy, lecz odliczenie wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy.
Ponadto w art. 88 kodeksu pracy ustawodawca dopuścił szczególny sposób dokonywania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych bez przeprowadzania postępowania egzekucyjnego. Przy zachowaniu zasad określonych w art. 87 kodeksu pracy pracodawca może dokonać takich potrąceń również bez postępowania egzekucyjnego, na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego, z wyjątkiem przypadków, gdy:
- świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
- wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Z art. 91 § 1 kodeksu pracy wynika, iż należności inne niż wyżej wymienione mogą zostać potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Zgoda na dokonanie potrącenia musi być udzielona w formie pisemnej pod rygorem nieważności (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 października 1998 roku, sygn. akt I PKN 366/98).
W celu zabezpieczenia wynagrodzenia pracowników przed nadmiernymi potrąceniami ze strony pracodawców ustawodawca wprowadził mechanizmy ochronne. Pierwszym z nich jest ustawowe określenie granic dopuszczalnych potrąceń. Drugim mechanizmem ochronnym jest kwota wolna od potrąceń. Jest to kwota, poniżej której nie można dokonać potrącenia. Gwarantuje ona pracownikom zachowanie minimum bytowego.