Z tytułu wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych pracownik otrzymuje od pracodawcy świadczenie pieniężne w postaci zwrotu kosztów z tym związanych. Zasady w tym zakresie reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych może nastąpić bądź w postaci tzw. kilometrówki (§ 2 i 3 rozporządzenia) bądź w postaci ryczałtu (§ 4 rozporządzenia).

I. Kilometrówka

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:

1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2. dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

II. Ryczałt

Oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa wyżej, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Limity, o których mowa powyżej, ustanowione zostały w § 3 przywołanego rozporządzenia. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Nie może on jednak przekroczyć:

1) 300 km - w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w gminie lub mieście, w których liczba mieszkańców przekracza 500 tys.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3 000 km.

Przyjmuje się, iż zarówno kilometrówka, jak i ryczałt stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to ma zastosowanie do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Warunkiem zwolnienia jest istnienie ustawowej podstawy zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych, np. ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach dla pracowników służb leśnych. Co więcej, zakres zwolnienia ogranicza się do kwoty ustalonego ryczałtu albo do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.