Informację o nieobecności pracownika w pracy powodującej przerwę w opłacaniu składek należy przekazać do ZUS wykorzystując w tym celu deklarację ZUS RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. To załącznik do deklaracji ZUS DRA.

Przerwy w opłacaniu składek oznaczone 3-znakowym kodem rozpoczynającym się od cyfry 1. Najczęściej występujące przerwy, wraz z kodami, to:

• urlop bezpłatny (kod przerwy - 111),
• urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 kodeksu pracy (kod przerwy - 121),
• okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (kod przerwy - 151), lub
• okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (kod przerwy - 152).

Powyższe przerwy wykazuje się w raportach ZUS RSA za miesiąc, w którym one wystąpiły.

Należy jednak pamiętać, że określona przerwa może dotyczyć wyłącznie dni będących dla danego pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Zatem, jeżeli pracownik nie pracuje w soboty i niedziele, to nawet w przypadku, gdy nieobecność nieusprawiedliwiona będzie obejmować dni poprzedzające i następujące po weekendzie, to tylko w dniach pracy może zostać wskazana przerwa w opłacaniu składek. W takim przypadku soboty i niedziele nie mogą zostać zaliczone do okresu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, bo są one dla niego dniami wolnymi.