Skopiuj link
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na skrócenie okresu archiwizowania dokumentacji pracowniczej za osoby zatrudniane w okresie przed 1 stycznia 2019r., konieczne będzie złożenie w ZUS oświadczenia ZUS OSW, w którym wyrazi wolę skrócenia okresu oraz przekazania za ubezpieczonych raportów informacyjnych ZUS RIA zawierających dane o zatrudnieniu i odprowadzonych składkach. Postaje jednak pytanie w jakim terminie złożyć dokumentację i od którego momentu staje się wymagana?
Raport informacyjny ZUS RIA należy złożyć w ciągu roku od daty złożenia oświadczenia ZUS OSW za wszystkich ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu zawieranych w latach 1999-2018 umów o pracę lub zlecenia. Nie jest więc możliwe złożenie ZUS RIA bez wcześniejszego przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ZUS OSW. Powyższe zasady obowiązują pracodawcę w stosunku do ubezpieczonych wyrejestrowanych z ubezpieczeń przed złożeniem oświadczenia ZUS OSW.
Jeżeli jednak oświadczenie ZUS OSW zostanie złożone do ZUS, a stosunek pracy lub umowa zlecenia wygaśnie po tej dacie, raport informacyjny ZUS RIA należy przekazać do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym pracownika lub zleceniobiorcę z ubezpieczeń – ZUS ZWUA.
Należy pamiętać, że raport informacyjny ZUS RIA bez względu na datę jego przekazania do ZUS dotyczy tylko i wyłącznie okresów pracy świadczonej między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. i termin jego złożenia jest ściśle uwarunkowany datą złożenia oświadczenia ZUS OSW oraz wyrejestrowaniem pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń.
Pracodawca może wycofać się z deklaracji skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w ciągu roku od złożenia oświadczenia ZUS OSW, jednak warunkiem bezwzględnym jest nie przekazanie ani jednego raportu ZUS RIA. Jeżeli do ZUS wpłynie choć jeden taki raport, pracodawca nie będzie mógł wycofać swojego oświadczenia i konieczne będzie przekazanie raportów informacyjnych dotyczących okresu od stycznia 1999r do grudnia 2018 za wszystkich pracowników i zleceniobiorców. ZUS OSW płatnik składek może złożyć w dowolnym wybranym przez siebie momencie jeśli zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania dokumentów za ww okres.
Źródło:
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).