Powyższy obowiązek dotyczy płatnika, który:

• był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składki wypadkowej od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 roku i co najmniej 1 dzień w styczniu 2023 roku,
• w 2022 roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• był wpisany do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2022 roku.

Przedstawione powyżej warunki muszą być spełnione łącznie.

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, czyli ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Liczbę ubezpieczonych ustala się w następujący sposób:

1. sumuje się liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA; uwzględnia się ubezpieczonych, którzy choć jeden dzień w danym miesiącu byli zgłoszeni do ubezpieczenia wypadkowego; nie bierze się natomiast po uwagę ubezpieczonych, którzy przez cały miesiąc przebywali na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierali zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
2. otrzymany wynik należy podzielić przez liczbę miesięcy, w których płatnik był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe (de facto przez 12);
3. wynik ułamkowy trzeba zaokrąglić do pełnych liczb według zasad matematycznych;

Jeżeli płatnik składek nie przekaże informacji ZUS IWA albo przekaże w niej nieprawdziwe dane, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS ustali, w drodze decyzji, stopę procentową na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik zobowiązany jest opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.