Skopiuj link
Usunięcie zawiadomienia może nastąpić dopiero po uznaniu kary za niebyłą, tj. po jej zatarciu. Ma to miejsce przede wszystkim z upływem roku nienagannej pracy. Rok nienagannej pracy to rok kalendarzowy liczony od dnia nałożenia kary lub od dnia ponownego ukarania jedną z kar wymienionych w art. 108 kodeksu pracy. Nienaganne wykonywanie pracy rozumiane jest jako wykonywanie jej w sposób nieuzasadniający zastosowania odpowiedzialności porządkowej. Zgodnie z doktryną nienaganność wykonywania pracy nie odnosi się do kar nakładanych na pracowników w innym trybie, np. przez organy kontrolne, jak Państwowa Inspekcja Pracy czy organy kontroli skarbowej (por. M. Sadowski, Wybrane zagadnienia pracowniczej odpowiedzialności materialnej i osobistej, SPPiPS 1994, Nr 1, s. 89 i n.).
Kara może zostać uznana przez pracodawca za niebyłą także przed upływem roku. Pracodawca może to zrobić z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (art. 113 § 1 kodeksu pracy). Obowiązek usunięcia z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu ma miejsce także w przypadku uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu od decyzji o ukaraniu oraz wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary (art. 113 § 2 kodeksu pracy).
Od 1 stycznia 2019 roku w aktach osobowych pojawiła się nowa część, a mianowicie część D. Zawiera ona wyłącznie dokumenty związane ze stosowaniem wobec pracownika odpowiedzialności porządkowej albo innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Umieszcza się w niej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Cechą szczególną części D akt osobowych jest sposób przechowywania w niej dokumentów, który opiera się na wyodrębnieniu w ramach tej części akt osobowych wydzielonych podzbiorów dokumentów, które pozostają ze sobą w określonym powiązaniu. Dokumenty znajdujące się w części D przechowuje się bowiem w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W odniesieniu do części D konieczne jest również przechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów, jednak wymogi te dotyczą poszczególnych podzbiorów wyodrębnianych w ramach części D. Co również wymaga podkreślenia, w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu (np. w związku z zatarciem ukarania), pracodawca jest zobowiązany do usunięcia całej wyodrębnionej części dotyczącej danej kary, a pozostałym dokumentom znajdującym się części D powinien w takiej sytuacji przyporządkować następujące po sobie numery.