Skopiuj link
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Nie zawiera ono jednak przepisów określających reguły usuwania z akt osobowych pracowników dokumentów, które nie powinny się w nich znaleźć
Akta osobowe wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej. Pracodawca prowadzi je oddzielne dla każdego pracownika. Składają się one z 4 części:
- część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich;
- część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Co więcej, każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów i oświadczeń (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Ustawodawca nie określił, jak należy postąpić, gdy zachodzi konieczność usunięcia danego dokumentu z akt osobowych pracownika. W praktyce najczęściej ponownie numeruje się zgromadzone dokumenty w tej części akt, z której dokument został usunięty, oraz sporządza się zaktualizowany wykaz. Dopuszcza się także stosowanie numeracji dodatkowej, np. 1a, 1b itd. W takim przypadku usunięcie dokumentu z akt osobowych nie wymusza ponownego numerowania dokumentów oraz sporządzania nowego wykazu dokumentów. Wystarcza wprowadzenie odpowiednich zmian do wykazu.