17.05.2019 r.
5 min

Zmiany w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Ekspert PCKP

Skopiuj link
17.05.2019r.
5 min

Sposób udostępniania danych pracodawcy:

Art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS stanowi, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pomimo tak rozbudowanych kryteriów przyznawania ulg i świadczeń, ustawa nie określała sposobu pozyskiwania przez pracodawcę danych niezbędnych do weryfikacji przesłanek uprawniających do korzystania z określonych świadczeń. Zagadnienie to doczekało się regulacji, w dodanym do art. 8 ust. 1a, który od 4 maja 2019 r. stanowi, iż:Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Wprowadzona została więc zasada udostępniania danych pracodawcy w formie oświadczenia osoby uprawnionej, ubiegającej się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracodawca ma prawo żądać przedstawienia stosownych dokumentów, w szczególności oświadczeń i zaświadczeń, w tym dotyczących sytuacji zdrowotnej. Jednak zgodnie z dodaną regulacją, żądanie przez pracodawcę udokumentowania danych osobowych, odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Pozyskiwanie i przetwarzanie danych dotyczących zdrowia:

Dane o stanie zdrowia osoby ubiegającej się o przyznanie świadczenia z ZFŚS, należą do danych wrażliwych, których pozyskiwanie, w związku z brakiem uregulowania, budziło szereg problemów. Na ogół stosowaną praktyką było uzyskiwanie przez administratorów danych dodatkowych zgód na przetwarzanie informacji o stanie zdrowia uprawnionych do świadczeń z Funduszu. Od 4 maja 2019 r. ustawa wprowadziła bezpośrednią podstawę prawną do żądania przez pracodawcę oświadczeń i zaświadczeń, m.in. o sytuacji zdrowotnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Jednocześnie ustawodawca, mając na względzie szczególną dbałość o przetwarzanie danych sensytywnych, w art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS, wprowadził wymóg, iż do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Ponadto, osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Czasokres przetwarzania danych:

W art. 8 ust. 1c i ust. 1d ustawy o ZFŚS uregulowano kwestie tego, jak długo należy przechowywać dane zbierane w celu przyznania świadczeń socjalnych. Zgodnie z wprowadzoną regulacją, pracodawca przetwarza dane osobowe, osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Dodatkowo od 4 maja 2019 r., przepisy ustawy nakładają na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu zebranych danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Należy również mieć na uwadze, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem m.in. wprowadzonych regulacji w zakresie sposobu  udostępnienie danych pracodawcy oraz przetwarzania danych dotyczących zdrowia, a także zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Podstawa prawna: zmieniony art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS.